The Roman Healthcare Group migre vers un nouveau système téléphonique en quelques minutes

The Roman Healthcare Group est un cabinet de recrutement de cadres qui collabore avec des hôpitaux et des établissements de santé dans tout le pays pour les aider à pourvoir les postes vacants au sein de leurs services de prévention des infections et de contrôle de la qualité.

Avec une équipe de 10 personnes, l’entreprise doit faire preuve d’une grande rigueur. Pour cela, elle a besoin d’une plateforme de communications efficace qui lui permette de rester en contact avec des hôpitaux dans tous les États-Unis, tout en permettant à chaque employé de se connecter depuis n’importe quel endroit.

Will Musto, directeur des opérations, décrit ses responsabilités ainsi : « tout ce qui permet à l’entreprise de fonctionner, à l’exception de la signature de contrats. »

Will savait que sa plateforme de communications existante devait être remplacée, mais il était lié par un contrat. En outre, les précédentes transitions vers de nouveaux systèmes téléphoniques avaient été extrêmement difficiles, avec des déploiements qui prenaient des jours et qui coûtaient un temps précieux.

Les choses n’ont fait qu’empirer lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé et que les employés de The Roman Healthcare Group ont dû passer au télétravail. L’application mobile de leur ancien fournisseur n’étant pas très performante, l’équipe a été contrainte de recourir à des téléphones classiques, ce qui a rendu le passage à un environnement à distance pour le moins « difficile ».

Ainsi, lorsque leur contrat a fini par expirer, tout le monde s’est réjoui à l’idée de choisir un nouveau fournisseur.

Tout ce qu’ils recherchaient

Will avait plusieurs critères de sélection pour le nouveau système téléphonique sur le cloud.

Le coût était un facteur important, car The Roman Healthcare Group est une petite entreprise. (Dialpad n’a finalement coûté qu’environ 65 % du prix demandé par le fournisseur précédent.)

Il souhaitait également une solution qui s’intégrerait parfaitement aux outils existants de The Roman Healthcare Group, en particulier Google Workspace et Salesforce.

Grâce à l’intégration, l’équipe peut passer des appels par l’intermédiaire du composeur destiné au secteur de la santé de Dialpad, à partir de leur écran Salesforce :

Enfin, la portabilité et l’interopérabilité étaient des points importants. Comme le dit Will, « je veux pouvoir sortir de chez moi et travailler en toute simplicité depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. »

L’ancienne solution de l’entreprise rendait les tâches administratives basiques pénibles, car elle n’était compatible qu’avec les ordinateurs Windows et n’était pas accessible à distance. Will devait se rendre au bureau pour effectuer des opérations administratives telles que la gestion des indicateurs de performance.

Dialpad, pour sa part, est accessible à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.

Un système téléphonique rentabilisé dès la migration

Lorsque The Roman Healthcare Group est passé à Dialpad, l’entreprise s’attendait à une transition laborieuse et interminable. Mais l’équipe a été opérationnelle en l’espace de quelques minutes.

Pourquoi était-ce important ? Will estime que chaque fois qu’un agent commercial compose un numéro, cela représente environ 185 dollars de revenus pour l’entreprise. Avec une moyenne de 170 appels par jour, une seule journée perdue représente un manque à gagner considérable.

Grâce à sa rapidité et à sa facilité d’installation, The Roman Healthcare Group a économisé tellement de temps (et par conséquent, d’argent) que Dialpad était pratiquement rentabilisé dès la migration !

Ventes, formation et indicateurs clés de performance

L’équipe commerciale de The Roman Healthcare Group utilise Dialpad Sell pour les appels et la formation. Grâce aux intégrations Google Workspace et Salesforce de Dialpad, toutes les informations dont les agents ont besoin sont disponibles en un seul endroit, y compris l’historique des SMS.

Auparavant, le système téléphonique de The Roman Healthcare Group n’offrait aucune option d’envoi de SMS. Les employés devaient utiliser leur téléphone personnel pour envoyer des messages aux clients et aux candidats, et les informations n’étaient pas synchronisées avec leur CRM.

Désormais, avec Dialpad, l’équipe peut envoyer des SMS à partir de l’application et les messages sont automatiquement enregistrés :

De plus, Dialpad a facilité la préparation des nouveaux membres de l’équipe. Il leur suffit d’assister (virtuellement) aux appels à des fins de formation ou d’écouter les enregistrements d'appel pour pouvoir tirer des enseignements de différentes expériences.

Les responsables des ventes peuvent également créer des « listes de lecture » des meilleurs appels que les nouvelles recrues pourront écouter afin d’en tirer des enseignements, ce qui leur évitera d’avoir à chercher dans leurs archives :

Après chaque appel, Will peut suivre les statistiques et les indicateurs clés de performance beaucoup plus facilement. Il n’a pas à se rendre au bureau et à démarrer le seul ordinateur compatible avec les commandes de gestion. Il lui suffit de se connecter à son compte Dialpad pour consulter les rapports. S’il le souhaite, il peut facilement les convertir et les exporter en feuilles de calcul.

C'est aussi simple que ça.

Vous souhaitez travailler efficacement ?

Grâce à Dialpad, The Roman Healthcare Group a pu gérer des volumes d’appels plus importants et passer plus de temps à échanger avec ses clients :

Vous envisagez de passer à un nouveau système téléphonique VoIP, mais vous appréhendez la durée et le coût de l’opération ? Will a quelques conseils à vous donner :