L’Azusa Pacific University fait passer 7 campus au télétravail
Azusa Pacific University, également connue sous le nom d'APU, est un établissement universitaire qui propose plus de 150 options de diplômes et un éventail de programmes très divers, à la fois en ligne et en présentiel, dans pas moins de sept campus régionaux en Californie du Sud.
En outre, APU figure chaque année parmi les meilleurs établissements supérieurs américains.
Alors, comment font-ils pour assurer le bon fonctionnement technologique sur l'ensemble des sept campus, le tout avec plus de 1 500 employés ?
Rob Davis, directeur des technologies personnelles, connaît bien le sujet. Il dirige le département informatique d'APU, qui a pour mission d'aider toutes les personnes qui fréquentent l’établissement, des employés aux étudiants, à être plus productives grâce à la technologie.
Cela va de l'aide apportée au service d'orientation pour inscrire les étudiants aux bons cours à la collaboration avec le service des admissions pour améliorer la communication avec les étudiants potentiels.
Et lorsque vous êtes le responsable informatique d'un établissement de cette envergure, accomplir ces missions tout en gérant la transition vers le télétravail représente un défi de taille !
D'un téléphone sur chaque bureau... au cloud
Auparavant, APU utilisait une infrastructure en nuage sur site, sans rien dans le cloud. Chaque employé disposait d'un téléphone physique (ce qui ne pouvait guère durer, comme vous l'imaginez, puisqu'il s'agit d'un campus Google).
Sans parler du fait qu'ils utilisent également d'autres logiciels comme Salesforce pour leur équipe des admissions et Zendesk pour leurs centres d'appels.
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Nous voulions déployer un logiciel conçu pour être intégré, et non quelque chose que nous devrions développer en interne. Les intégrations de Dialpad ont fait le travail pour nous. »
»Rob Davis
Directeur des technologies personnelles
“Out of all the different vendors in the cloud phone system space we looked at, there were a few reasons why we chose Dialpad,” Rob explained. “One was the call transcription, which really set it apart in the beginning.”
(Did you know? Dialpad’s real-time transcription is even more accurate than almost all leading competitors.)
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Dès le départ, nous avons vraiment eu l'impression que Dialpad concevait le produit de manière intentionnelle et ne se contentait pas d'innover, mais faisait preuve de souplesse et innovait avec nous.
»Rob Davis
Directeur des technologies personnelles
« On ne pourrait pas s'en passer »
L'équipe des admissions d'une université est en quelque sorte son fer de lance commercial. Elle doit s'investir énormément pour convaincre les étudiants de rejoindre l'établissement, et le travail peut s'avérer aussi intense et stressant que pour un poste commercial ordinaire.
So, Rob equipped APU’s Admissions groups across all seven campuses with Dialpad Ai Sales Center to communicate better with both students and prospective students.
Ce qui est bien, c'est que Dialpad s'intègre à Salesforce, que l'équipe des admissions utilisait déjà. Cette intégration a fourni à l'équipe un composeur intégré dans Salesforce, et cela lui permet de journaliser automatiquement tous ses appels, activités et objets.
Et bien sûr, Rob n'a pas oublié l'équipe du centre d'aide informatique, qui travaille également à distance. « Nous leur avons donné Dialpad Talk en leur disant : « Nous allons mettre en place un département et un numéro de téléphone rien que pour vous, afin que vous puissiez répondre aux appels à distance », explique Rob. « En une semaine, nous avons transféré toute l'équipe de notre centre d'aide. Nous ne pourrions plus nous passer de Dialpad. »
S'il a besoin d'ajouter plus d'utilisateurs ou de configurer des numéros de téléphone pour eux sur Dialpad ? Un administrateur peut le faire dans le système back-end en quelques clics.
Gagner du temps grâce au dépôt de messages vocaux
One thing APU’s Admissions team especially liked was Dialpad’s voicemail drop feature. It basically allows a rep to play a pre-recorded message when they hit a prospect’s voicemail instead of having to recite a voicemail message every single time.
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Notre équipe des admissions a été vraiment impressionnée par le dépôt de messages vocaux qui s'est avéré être une fonctionnalité incroyable pour elle.
»Rob Davis
Directeur des technologies personnelles
« Les employés appellent des étudiants tous les jours », déclare Rob, « et au lieu de consacrer de précieuses minutes à chaque appel pour répéter les mêmes informations, ils peuvent délivrer le même message convivial tout en gagnant du temps. »
Au début, APU hésitait un peu à utiliser la fonction de dépôt de messages vocaux, car le personnel pensait qu'un message enregistré ne semblerait pas assez convivial.
« C'est amusant, parce qu'ils ont fini par se rendre compte qu'ils pouvaient rendre le dépôt de messages vocaux aussi convivial qu'ils le souhaitaient. Il est possible d'imprimer sa propre personnalité à ses messages ! », dit Rob.
« Passé les premiers essais, ils ont réalisé l'économie de temps que cela représentait, et cela a changé la donne. »
Merci de nous avoir raconté votre histoire, Rob ! L'éducation est probablement l'un des secteurs les plus difficiles à gérer du point de vue technique, en particulier lorsqu'il s'agit de mettre à jour toutes ces technologies dans un laps de temps limité. Nous avons été ravis de découvrir l’histoire de l’APU et nous sommes impatients d’aider d’autres écoles et établissements d’enseignement à passer en douceur du travail en présentiel au travail hybride et à distance grâce à une solution de VoIP spécialisée qui couvre tous leurs besoins et bien plus encore.
L’Azusa Pacific University construit un campus connecté avec Dialpad
Votre université peut suivre l’exemple
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