See how Azusa Pacific University keeps enrollment high while transitioning 1,500 employees and 7 campuses to remote work

Azusa Pacific University, également connue sous le nom d'APU, est un établissement universitaire qui propose plus de 150 options de diplômes et un éventail de programmes très divers, à la fois en ligne et en présentiel, dans pas moins de sept campus régionaux en Californie du Sud. 

En outre, APU figure chaque année parmi les meilleurs établissements supérieurs américains.

Alors, comment font-ils pour assurer le bon fonctionnement technologique sur l'ensemble des sept campus, le tout avec plus de 1 500 employés ?

Rob Davis, directeur des technologies personnelles, connaît bien le sujet. Il dirige le département informatique d'APU, qui a pour mission d'aider toutes les personnes qui fréquentent l’établissement, des employés aux étudiants, à être plus productives grâce à la technologie. 

Cela va de l'aide apportée au service d'orientation pour inscrire les étudiants aux bons cours à la collaboration avec le service des admissions pour améliorer la communication avec les étudiants potentiels. 

Et lorsque vous êtes le responsable informatique d'un établissement de cette envergure, accomplir ces missions tout en gérant la transition vers le télétravail représente un défi de taille !

D'un téléphone sur chaque bureau... au cloud

Auparavant, APU utilisait une infrastructure en nuage sur site, sans rien dans le cloud. Chaque employé disposait d'un téléphone physique (ce qui ne pouvait guère durer, comme vous l'imaginez, puisqu'il s'agit d'un campus Google).

Not to mention the fact that they’re also using other software like Salesforce for their Admissions team and Zendesk for their call centers. 

“Out of all the different vendors in the cloud phone system space we looked at, there were a few reasons why we chose Dialpad,” Rob explained. “One was the call transcription, which really set it apart in the beginning.” 

(Le saviez-vous ? La transcription en temps réel de Dialpad est encore plus précise que celle de Google.) 

“We couldn’t live without it.”

L'équipe des admissions d'une université est en quelque sorte son fer de lance commercial. Elle doit s'investir énormément pour convaincre les étudiants de rejoindre l'établissement, et le travail peut s'avérer aussi intense et stressant que pour un poste commercial ordinaire.

So, Rob equipped APU’s Admissions groups across all seven campuses with Dialpad Sell to communicate better with both students and prospective students.

The nice thing was Dialpad integrates with Salesforce, which the Admissions team was already using. This integration gave the team an embedded dialer in Salesforce, and also automatically logs all their calls, activities, and objects: 

Et bien sûr, Rob n'a pas oublié l'équipe du centre d'aide informatique, qui travaille également à distance. « Nous leur avons donné Dialpad Talk en leur disant : « Nous allons mettre en place un département et un numéro de téléphone rien que pour vous, afin que vous puissiez répondre aux appels à distance », explique Rob. « En une semaine, nous avons transféré toute l'équipe de notre centre d'aide. Nous ne pourrions plus nous passer de Dialpad. »

If he ever needs to add more users or set up phone numbers for them on Dialpad? An admin can do that in the backend in literally a few clicks:

Gagner du temps grâce au dépôt de messages vocaux

One thing APU’s Admissions team especially liked was Dialpad’s voicemail drop feature. It basically allows a rep to play a pre-recorded message when they hit a prospect’s voicemail instead of having to recite a voicemail message every single time: 

« Les employés appellent des étudiants tous les jours », déclare Rob, « et au lieu de consacrer de précieuses minutes à chaque appel pour répéter les mêmes informations, ils peuvent délivrer le même message convivial tout en gagnant du temps. »

Au début, APU hésitait un peu à utiliser la fonction de dépôt de messages vocaux, car le personnel pensait qu'un message enregistré ne semblerait pas assez convivial. 

« C'est amusant, parce qu'ils ont fini par se rendre compte qu'ils pouvaient rendre le dépôt de messages vocaux aussi convivial qu'ils le souhaitaient. Il est possible d'imprimer sa propre personnalité à ses messages ! », dit Rob. 

« Passé les premiers essais, ils ont réalisé l'économie de temps que cela représentait, et cela a changé la donne. »

Merci de nous avoir raconté votre histoire, Rob ! L'éducation est probablement l'un des secteurs les plus difficiles à gérer du point de vue technique, en particulier lorsqu'il s'agit de mettre à jour toutes ces technologies dans un laps de temps limité. Nous avons été ravis de découvrir l'histoire d'APU, et nous sommes impatients d'aider d'autres écoles et établissements d'enseignement à passer en douceur du travail en présentiel au travail hybride et à distance. 

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