DIALPAD FOR EDUCATION

When looking at phone systems for educational institutions, consider the specific features you think you’ll need as a first step. The “best phone systems for schools” can be highly subjective, and many alternatives come with a variety of features that facilitate the day-to-day running of a school.

En plus d'améliorer la communication et la sécurité des étudiants, un système téléphonique destiné aux professionnels de l'enseignement peut également améliorer la tenue des dossiers en interne et en externe. Dans le premier cas, les plateformes de communication téléphonique en VoIP ou sur le cloud vous donnent la possibilité d'enregistrer les conversations, par exemple si vous devez consigner les informations relatives à un étudiant ou encore une plainte officielle. Soyez simplement conscient des impératifs juridiques relatifs à l'enregistrement des appels avant de commencer à en enregistrer.

En général, les systèmes de messagerie téléphonique destinés aux écoles peuvent (via l'acheminement des appels) aider à diriger plus efficacement les appels entrants et les messages vers l'école. Vous pouvez vous servir de messages préenregistrés pour guider les appelants vers le service approprié, ou même enregistrer les réponses aux questions courantes telles que les horaires d'ouverture, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps au personnel administratif.

Lorsque les membres du personnel d'une école ont besoin d'échanger entre eux (ou avec des parties externes), la visioconférence est une autre fonctionnalité essentielle d'un système de communication destiné aux écoles. La barrière à l'entrée est très faible grâce à la relative disponibilité du matériel moderne, et la possibilité de parler en face à face peut accélérer la communication et réduire les malentendus.

Étant donné que les listes de fonctions spécifiques sont variables d'un fournisseur de communications sur le cloud et de VoIP à l'autre, vous pouvez envisager de demander une démonstration de produit ou une démonstration de faisabilité pour pouvoir choisir le système téléphonique sur le cloud adapté aux besoins de votre école.

VoIP signifie Voice over Internet Protocol et fait référence à la communication sur Internet plutôt qu'aux lignes téléphoniques conventionnelles. Cette technologie vous permet aussi de passer des appels téléphoniques en utilisant une combinaison de matériel et de logiciels, tels que les smartphones et les ordinateurs portables.

Avant de se procurer un système téléphonique VoIP destiné aux écoles, il est conseillé de comparer les principaux fournisseurs de services de communication sur le cloud et de services VoIP. En général, vous vous inscrivez pour un essai gratuit ou une démonstration de produit, et une fois que vous avez choisi un fournisseur, vous payez des frais d'abonnement sur une base mensuelle ou annuelle.

Bien que les systèmes téléphoniques destinés aux écoles soient utilisés à des fins légèrement différentes de celles des systèmes téléphoniques professionnels classiques, la plupart des fournisseurs de communications unifiées et de VoIP vous offriront des fonctionnalités générales similaires qui permettront aux membres de votre personnel de communiquer entre eux où qu'ils se trouvent, même sur plusieurs campus.

Le système téléphonique sur le cloud d'une école privée est pour ainsi dire assez similaire au système téléphonique d'une école publique. Dans presque tous les cas, les deux types d'établissements scolaires doivent envoyer des annonces, gérer les appels entrants et communiquer facilement avec les personnes extérieures.

Si vous recherchez un système téléphonique pour une école privée, la fonction de télécopie en ligne est à prendre en compte. Si vous avez numérisé un document papier ou en avez créé un numériquement, la télécopie en ligne (que certains systèmes de téléphonie VoIP et plateformes UCaaS, comme Dialpad, possèdent) vous permet de l'envoyer facilement à d'autres personnes. Vous pouvez également transférer des fichiers volumineux (un problème couramment rencontré avec les feuilles de calcul ou les supports visuels) et envoyer des fichiers à plusieurs personnes simultanément, ou encore signer des documents importants à distance.

Une autre caractéristique pratique d'un système VoIP hébergé dans une école privée est l'intégration de la messagerie vocale à la messagerie électronique. Si quelqu'un laisse un message vocal à un membre du personnel, ce message peut alors être envoyé dans une boîte de réception électronique pour en faciliter l'accès. Certains fournisseurs de VoIP peuvent même transcrire le texte, ce qui vous permet de voir ce qui est dit le plus facilement possible.

Si une école privée organise beaucoup de réunions du conseil d'administration (ou a une forte probabilité de le faire), les ponts de téléconférence sont une autre fonctionnalité essentielle. Cela permet à un grand nombre de personnes d’écouter un appel sans avoir à se déplacer. Certains appareils peuvent même vous montrer qui participe ou parle pendant une réunion.

Le pont de téléconférence est aussi compatible avec divers matériels et logiciels, y compris les lignes fixes classiques. Avec Dialpad, par exemple, vous n'avez pas besoin de matériel du tout, et les participants peuvent rejoindre des téléconférences simplement en cliquant sur un lien dans leur navigateur Web.

Les systèmes téléphoniques VoIP et les plateformes de communication sur le cloud peuvent améliorer la sécurité dans les écoles en facilitant la communication avec les parties prenantes externes et internes. Les systèmes d’interphone jouent un rôle important en interne, car c'est un canal qui permet au personnel de faire des annonces à l’ensemble de l’école, en particulier en cas d’urgence. Les systèmes téléphoniques VoIP modernes installés dans les écoles sont généralement compatibles avec les systèmes d'interphone numérique, de sorte que vous bénéficiez des avantages des deux systèmes.

Dans les scénarios extrêmes, vous pouvez utiliser une fonction de radiomessagerie de groupe. Cela vous permet de composer un numéro et de contacter plusieurs lignes spécifiques (par exemple, des salles de classe) plutôt que de faire une annonce plus générale. Sinon, la radiomessagerie ou l'envoi de messages de groupe peuvent servir de sauvegarde dans le cas peu probable où un interphone serait inutilisable.

Les appels automatisés constituent une autre fonctionnalité unique des solutions VoIP destinées aux écoles, et qui ne sera pas forcément utile au sein d'un système téléphonique destiné à d'autres secteurs. Cela vous permet d'envoyer des messages à plusieurs personnes en même temps (si une école ferme en avance ou si un enseignant est absent, par exemple). Ces fonctionnalités sont idéales pour assurer la sécurité des étudiants.