Comment Coye Law Firm travaille sur plusieurs continents et fuseaux horaires grâce à Dialpad
Tous les avocats vous diront que la qualité des communications peut faire la différence entre un dossier qui aboutit et un procès qui se termine en queue de poisson. Les cabinets d’avocats ont toujours dû composer avec les difficultés liées aux conférences téléphoniques, même lorsqu’ils ne sont pas au bureau, et les dernières évolutions, notamment la multiplication des procès virtuels pendant la pandémie, ont souligné l’importance d’outils de communication performants.
La dernière chose dont un avocat a besoin, c’est d’être injoignable lorsqu’un client a besoin de lui ou qu’un appel soit interrompu au cours d’une discussion importante.
Alors, que faire si votre cabinet d’avocats exerce dans plusieurs États et que votre personnel travaille sur tout le territoire, voire dans différents pays ?
Telle est la problématique de Coye Law Firm. Bien que son bureau principal soit situé à Orlando, le cabinet a multiplié les embauches de personnel et d’avocats exerçant leur activité en télétravail. Wade Coye, directeur associé de Coye Law Firm, travaille la moitié de l’année en France et ne peut donc pas revenir en Floride chaque fois qu’un client souhaite le rencontrer.
Au lieu de cela, Coye Law Firm avait besoin d’un détachement complet des appareils physiques au bureau. Le système téléphonique professionnel de l’entreprise n’était pas entièrement basé sur le cloud et est accompagné d’un certain nombre de complications.
« J’ai des connaissances techniques, mais je ne veux pas avoir à résoudre les problèmes de tout le monde », explique Wade. « Le système n’était ni clair ni facile, et leur infrastructure exigeait que vous disposiez d’une ligne à fibre optique dans le bureau. Ce qui, pour moi, semblait être une exigence matérielle qui aboutirait tôt ou tard sur une impasse. »
C’est alors qu’ils ont trouvé Dialpad.
Présentation de la pièce à conviction D (pour Dialpad)
Wade s’est toujours efforcé de rester à la pointe de la technologie. Chaque fois qu’une nouvelle innovation pouvait faciliter la vie de son entreprise et de ses clients, il en tirait le meilleur parti, qu’il s’agisse de HelloSign pour les documents électroniques ou de la messagerie par SMS. « J’aime intégrer les nouvelles technologies dans mon travail, parce qu’elles me facilitent la tâche, m’aident à fournir un meilleur service à mes clients et me permettent de mener le style de vie qui me convient », précise-t-il.
Alors qu’il rencontre souvent des réticences face à ces changements, cela n’a pas été le cas avec Dialpad. Très vite, le personnel de Coye Law Firm a été complètement convaincu par ce système téléphonique pour cabinet d’avocats hébergé dans le cloud et adapté au télétravail.
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J’ai demandé à quelques personnes d’essayer Dialpad. En seulement deux ou trois semaines, mes collaborateurs me disaient déjà : "Nous devons commencer à l’utiliser immédiatement". Leur enthousiasme était total.
»Wade Coye
Président
Il y a eu une certaine résistance au départ, car tout le monde n’était pas prêt à utiliser son téléphone personnel pour des appels professionnels. Mais Dialpad permet aux utilisateurs de prendre des appels sur leur téléphone portable en utilisant leur numéro professionnel, afin qu’ils puissent facilement séparer les appels liés au travail et ceux liés à leur vie privée.
(Wade a également eu l’idée remarquable d’offrir à ses employés de nouveaux AirPods pour les inciter à utiliser Dialpad sur leur téléphone, ce qui les a rapidement convaincus !)
La mise en route de Dialpad a été rapide et simple, surtout par rapport au système précédent. L’ajout de nouveaux utilisateurs et de numéros de téléphone virtuels se fait en quelques clics :
«
La mise en œuvre a été extrêmement facile. Il vous suffit littéralement de vous inscrire avec votre compte Google et votre numéro de carte bancaire, et le tour est joué.
»Wade Coye
Président
(Oui, c’est aussi simple que cela.)
Désormais, tous les membres du cabinet Coye Law Firm peuvent accéder à leurs lignes professionnelles à partir de leurs appareils mobiles et de leurs ordinateurs.
Prise de notes assistée par l'IA pendant les appels client
Now that Coye Law Firm is set up with Dialpad, it’s no longer necessary for anyone to remain in the office to take a call. Now, Wade can work from the US or France with the same ease, and the rest of the virtual law firm can take calls no matter where they are.
Pendant les appels, il est généralement nécessaire de prendre des notes concernant les détails importants. Avant, Wade devait souvent confier à un collaborateur la responsabilité d’enregistrer les informations et de relever les points clés et les actions à mener. Ce n’est plus le cas aujourd’hui.
L’intelligence artificielle de Dialpad se charge d’enregistrer les informations, de prendre des notes et de recueillir les points importants, avec transcription automatique de la parole en texte :
Not only that, attorneys and staff can get post-call summaries, including transcripts, automatically emailed to their inboxes (learn more about AI for lawyers):
«
Je disposais d’un service d’accueil téléphonique qui m’a donné entière satisfaction pendant une vingtaine d’années, mais je n’en ai plus besoin maintenant. La possibilité de recevoir un appel entrant et d’avoir une transcription de la parole en texte dans Dialpad, et d’en être informé instantanément, est fantastique. Nous séparer de notre service d’accueil téléphonique était une évidence.
»Wade Coye
Président
Que les clients de Coye Law Firm préfèrent recevoir des SMS ou des appels, Dialpad répond à leurs attentes. Les clients de Wade préfèrent souvent utiliser les SMS pour communiquer plutôt que les appels vocaux, tandis que l’e-mail n’est presque jamais employé. L’envoi de messages SMS de Dialpad s’avère donc particulièrement utile.
«
Dialpad’s texting feature is really good. And it’s important because I’ve got clients coming in who don’t even use email because it’s not relevant—but they text all the time. So texting is critical, along with voice, because that’s how people communicate.
»Wade Coye
Président
Entre la souplesse de l’application mobile, les intégrations, la fonction de chat intégrée et les fonctionnalités d’administration conviviales, Dialpad offre tout ce dont les collaborateurs de Coye Law Firm ont besoin pour rester en contact et productifs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, sous le soleil de la Floride comme dans un café quelque part en France.
Santé !