Comment le cabinet Miller Law Firm reste en contact avec ses clients depuis n’importe où grâce à Dialpad
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Lors de la pandémie de COVID-19, les tribunaux et les cabinets d’avocats ont dû passer rapidement d’un fonctionnement en présentiel avec les clients à un traitement des dossiers à distance. Ce changement soudain a pris de nombreux cabinets juridiques par surprise, mais certains ont réussi à s’adapter.
Steve Miller, du cabinet Miller Law Firm, savait qu’il devait agir rapidement pour passer au télétravail. Une ligne fixe professionnelle avec une simple messagerie vocale et aucune fonctionnalité complémentaire ne suffirait plus.
En tant qu’avocat spécialisé dans la planification successorale et le droit des personnes âgées, avec des bureaux en Pennsylvanie et au Massachusetts, il savait qu’il avait besoin d’un outil qui lui permettrait, ainsi qu’aux associés et au personnel du cabinet, de travailler de n’importe où et de fournir des communications claires et pratiques à leurs clients âgés.
Le système téléphonique pour cabinets d’avocats qu’il a trouvé offrait tout cela et bien plus encore.
Comment être « l’avocat du coin », même si vous n’êtes pas physiquement sur place
Dialpad a retenu l’attention de Steve lorsqu’il a découvert qu’il s’intègrerait à Clio, un système de gestion de cabinet d’avocats. Alors que cette intégration n’en était encore qu’à ses débuts, Steve a décidé de l’adopter sans attendre et de passer à Dialpad.
La mise en place a été très simple. L’interface conviviale de Dialpad permet d’ajouter facilement des utilisateurs et de faire les ajustements nécessaires, et il n’a pas fallu longtemps pour que Steve et les autres membres de Miller Law Firm soient opérationnels.
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Si je souhaite ajouter une nouvelle ligne ou un nouveau numéro de téléconférence, ou si je veux que les appels soient transférés à mon assistant(e), je peux le faire facilement dans Dialpad.
»Steve Miller
Propriétaire et avocat du cabinet Miller Law Firm
Il suffit à Steve de se connecter à son compte et d’ajouter des numéros de transfert d’appel sur la page Paramètres :
Désormais, le cabinet peut organiser des conférences téléphoniques à partir de n’importe quel numéro d’appel de ses bureaux, quel que soit l’endroit où le personnel se trouve physiquement : à la maison, sur site ou même en déplacement.
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Je peux choisir les numéros à partir desquels j’appelle un client. Par exemple, si j’appelle depuis le bureau du Massachusetts, il me suffit de changer le numéro dans Dialpad et d’appeler le client d’où je veux. Cela permet de toujours donner l’impression d’être un avocat de proximité, même si je ne suis pas physiquement sur place à ce moment-là.
»Steve Miller
Propriétaire et avocat du cabinet Miller Law Firm
En outre, Steve et ses collaborateurs peuvent accéder à Dialpad à partir de différents appareils. Si Steve est devant son ordinateur, il peut connecter un casque et passer des appels directement via Internet. Il peut également envoyer des SMS à ses clients lorsqu’ils ont besoin d’une réponse rapidement. Ainsi, tous les outils de communication dont Miller Law Firm a besoin sont regroupés en un seul endroit, accessible de n’importe où, sur n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.
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Dialpad peut traiter les messages vocaux, les télécopies et bien d’autres choses encore. J’utilise Dialpad pour pratiquement toutes mes communications. Par ailleurs, si quelqu’un appelle, l’appel s’affiche sur mon téléphone portable même si je ne suis pas devant mon ordinateur, ce qui m’aide énormément.
»Steve Miller
Propriétaire et avocat du cabinet Miller Law Firm
Synchronisation complète des dossiers client grâce à l’intégration de Clio
Lorsque Steve a souscrit à Dialpad, il s’est assuré de participer aux tests préliminaires de l’intégration Clio. Clio est un logiciel de gestion de cabinet d’avocats basé sur le cloud et conçu pour faciliter l’organisation des dossiers et la collaboration avec les clients. C’est le logiciel de prédilection de Miller Law Firm.
Grâce à l’intégration de Dialpad et de Clio, le cabinet Miller Law Firm a pu synchroniser automatiquement les informations sur les clients et les notes prises lors des appels, sans avoir à effectuer de copier-coller dans les deux sens. Lorsqu’un appel est terminé, il est automatiquement enregistré dans Clio (avec des informations telles que le profil du client, l’horodatage, la durée de l’appel et les sujets traités) :
En outre, grâce à Dialpad Everywhere, Steve peut appeler instantanément un client directement depuis Clio en cliquant sur son numéro.
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Toutes les communications que j’ai avec mes clients peuvent facilement y être enregistrées et classées par catégories. Cela me fait gagner beaucoup de temps et, d’une manière générale, le fait de pouvoir mettre des écouteurs et de lancer un appel d’un simple clic, plutôt que d’avoir à décrocher le téléphone et à composer le numéro, facilite grandement les choses.
»Steve Miller
Propriétaire et avocat du cabinet Miller Law Firm
« Avec Dialpad, tous les appels avec les clients sont consignés dans un journal des communications. Ainsi, si je souhaite avoir le détail des appels, je peux à tout moment consulter le journal des communications et vérifier qui a parlé à qui. Mon personnel s’en sert pour faire le lien avec les dossiers concernés, et il est évident que cela fluidifie les échanges et facilite l’accomplissement des tâches. »
Transcriptions assistées par l'IA, sans sténographe
Dans le monde juridique, il est indispensable de bien prendre des notes. Lorsqu’un avocat du cabinet Miller Law Firm prend un appel avec un client, il doit pouvoir conserver des notes et des transcriptions fidèles de la conversation afin d’être parfaitement équipé et préparé pour la tâche qui l’attend.
Les cabinets d’avocats le font souvent en enregistrant l’appel, puis en confiant sa transcription à un(e) assistant(e), qui s’en chargera manuellement. Cela prend un temps considérable, n’est-ce pas ?
L’équipe de Steve n’a pas besoin de procéder ainsi. Pourquoi ? Parce que Dialpad Ai le fait pour eux ! Sa technologie d’intelligence artificielle peut transcrire les appels en temps réel :
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Si je sais que je vais avoir une longue conversation avec un client, je peux me concentrer sur l’entretien parce que Dialpad m’enverra une transcription avec les points essentiels après l’appel. Cela me permet de gagner du temps, car généralement, après chaque appel avec un client, je passe un moment à dicter des notes. Maintenant, j’ai déjà toute la conversation sous forme de texte.
»Steve Miller
Propriétaire et avocat du cabinet Miller Law Firm
L’enregistrement et la transcription des appels ont contribué à renforcer la productivité et l’efficacité. Les tâches administratives qui prendraient normalement beaucoup de temps sont désormais automatisées et, grâce à l’intégration de Clio, les notes sont automatiquement synchronisées avec le profil du client.
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Dialpad m'a vraiment débarrassé de ma dépendance à l’égard du téléphone classique : il est beaucoup plus facile de parler à un client sur l’ordinateur. S’il me demande quelque chose en rapport avec son dossier, il me suffit d’aller dans Clio et de consulter son fichier sans avoir à tenir le téléphone d’une main en même temps. Cela a vraiment beaucoup simplifié les choses.
»Steve Miller
Propriétaire et avocat du cabinet Miller Law Firm
Entre la facilité d’utilisation, l’accessibilité à distance offerte par le cloud, les transcriptions assistées par l'IA et l’intégration Clio, Dialpad a donné au cabinet Miller Law Firm tout ce dont il a besoin pour fonctionner en télétravail.
« C’est l’outil parfait pour les cabinets d’avocats qui s’appuient sur le cloud », déclare Steve. « C’est tellement facile à utiliser. De pouvoir cliquer sur un bouton dans un navigateur afin de passer un appel, c’est tout simplement évident. »
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