Transformer le suivi des appels et du temps en combinant Clio et Dialpad

Lorsque Will Harrelson et son père Rob ont créé leur propre cabinet en 2018, ils savaient que Clio serait leur logiciel de base. Ils savaient également qu’ils voulaient trouver un système fiable et efficace pour prendre les appels téléphoniques des clients, même en dehors du bureau, et suivre plus efficacement le temps d’appel facturable. C’est là qu’intervient Dialpad, une plateforme de communication sur le cloud de premier plan, qui s’intègre parfaitement à Clio.

Together, Clio + Dialpad have given Harrelson & Harrelson LLP the flexibility the firm needs to function like a well-oiled machine, even when the team is working remotely. Clio + Dialpad also have enabled the firm to record and track all client call time, improve firm members’ privacy, and give the firm’s leadership better insight into how well the practice is operating.

Un cabinet à la recherche d’un système plus performant

Lorsque Will Harrelson a pris ses fonctions en tant que cofondateur et associé de Harrelson & Harrelson LLP, il connaissait déjà bien Clio pour l’avoir utilisé dans un autre cabinet.

« J’ai commencé à utiliser Clio parce que je me suis rendu compte qu’une approche basée sur les feuilles de calcul et la saisie manuelle de données n’allait pas suffire pour tenir avec précision les relevés de temps, les factures et les registres fiduciaires », explique-t-il. « Il y aurait trop d’informations et ce serait trop peu efficace. »

Will a donc cherché une solution de gestion de cabinet qui contenait toutes ces fonctionnalités de base, et Clio est rapidement devenu ce qu’il appelle la « pierre angulaire » de son activité.

En tant que tel, l’un des principaux avantages que Clio offrait à Will, par rapport à d’autres logiciels de gestion de cabinet, était un répertoire d’applications complet avec plus de 200 intégrations logicielles : le plus grand écosystème d’applications de tous les fournisseurs de logiciels juridiques.

Lorsque Harrelson & Harrelson LLP a voulu trouver une solution VoIP (Voice over Internet Protocol) pour simplifier les communications du cabinet et la gestion des enregistrements et du temps, l’option idéale devait s’intégrer à Clio. C’est là que le système téléphonique pour cabinets d’avocats de Dialpad est entré en jeu.

Clio’s Dialpad integration, Will adds, lets clients reach the firm’s staff more easily—while actually giving more work-life balance to the staff. This works because firm members can receive calls and messages from clients whenever they want, but they don’t have to sit by their office phones all day or surrender their privacy by giving clients their cell phone numbers:

Et bien sûr, il y a l’énorme avantage que représente le relevé des heures effectuées et l’enregistrement des appels dans Clio par l’intermédiaire de Dialpad : «  Il est très utile de pouvoir comptabiliser votre temps avec précision, car cela vous permet de mieux analyser la façon dont vous l’utilisez », explique Will. « Et manifestement, cela vous permet de récupérer des revenus qui seraient sinon perdus. »

Les avantages de Clio avec Dialpad

Avant d’intégrer Dialpad à Clio, Harrelson & Harrelson n’était pas satisfait de ses systèmes de téléphonie et de communication.

« Notre ancien système téléphonique était un outil interne basé sur un serveur, et il n’était même pas possible d’organiser des conférences téléphoniques ni de transférer facilement des appels », se souvient Will. Heureusement, le passage à Dialpad et la prise en main ont été « un jeu d’enfant » pour le cabinet, qui a pu utiliser la plateforme en moins d’une heure.

« Et une fois Dialpad mis en place, nous avons pu immédiatement télécharger l’application sur nos téléphones et partir en déplacement, que ce soit pour le travail ou les vacances, peu importe », explique Will. Un avantage rendu possible grâce à l’application Dialpad, disponible sur iOS, Android et sur ordinateur :

« Vous pouvez toujours accéder à votre système de messagerie vocale, vous pouvez passer des appels téléphoniques, et vos clients n’ont aucune idée que vous n’êtes pas au bureau. »

Pendant la pandémie de COVID-19, Will estime que cette intégration lui a sauvé la mise. Plutôt que de devoir subir une interruption considérable des activités de l’entreprise lorsque le confinement a été déclaré dans sa région, le personnel de Harrelson & Harrelson a été en mesure de passer rapidement au télétravail sans perdre une seconde.

« Nous avons pu offrir nos services à nos clients dès le premier jour de télétravail », explique Will. « Si nous n’avions pas intégré Dialpad à Clio, nous n’aurions pas été en mesure de réaliser la transition du jour au lendemain et de fournir exactement le même niveau de service client que celui que nous offrions jusqu’à présent. »

Will s’est récemment penché sur la façon dont le télétravail a modifié le paysage juridique et sur la manière dont les cabinets d’avocats devront adopter une approche plus flexible et plus centrée sur le client pour prospérer à l’avenir.

Avec le recul, il s’est rendu compte que sa décision d’opter pour Clio et Dialpad a épargné à son cabinet de nombreuses difficultés, et que ce choix l’a préparé à entrer dans une nouvelle ère de la profession d’avocat.

« J’ai éprouvé un sentiment de satisfaction », explique Will, « et je me suis dit : "J’ai fait les bons choix. Je savais ce que je faisais. J’ai pris les bonnes dispositions". »

En combinant Dialpad et Clio, les collaborateurs du cabinet Harrelson & Harrelson sont plus performants, et plus satisfaits, dans leur travail.

Pour les autres entreprises qui envisagent d’utiliser Clio et Dialpad, Will suggère : « Il vous suffit de vous inscrire et d’essayer le logiciel. Vous verrez si après 30 jours votre quotidien n’est pas devenu plus facile. »

« Il est évident que vous serez satisfait au bout d’un mois, car vous aurez pu profiter immédiatement de certaines de ces fonctionnalités », ajoute-t-il. « Je ne pense pas qu’il faille beaucoup de temps pour adopter cette solution. »

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